מסמך ייזום אמור ליצור סדר וארגון, לתעד את היזמות מאחורי פרויקט מסוים ובלעדיו שום דבר לא יכול לצאת לפועל.
מסמך ייזום אמור ליצור סדר וארגון, לתעד את היזמות מאחורי פרויקט מסוים ובלעדיו שום דבר לא יכול לצאת לפועל. נוהל מפתח הוא אחד מן השלבים החשובים שכלולים בתהליך .
מהו מסמך ייזום?
מסמך ייזום הוא אחד המסמכים הראשונים שיש בפרויקט מסוים ואחד החשובים שיש. המסמך עצמו אמור לתעד את ההחלטות שהתקבלו בארגון או בגוף מסוים, שיכול להיות חברה ציבורית, חברה פרטית, ממשלה או כל ארגון אחר, כאשר הוא זה שמתעד בדיוק את כל המטרות והיעדים שלו, הארגון שהוא כולל מסביב, מי האנשים שהולכים לנהל אותו, מי האחראי עליו ועוד פרטים רבים. חשיבותו של המסמך גבוהה מאוד והוא זה שמהווה את יריית הפתיחה להתחלת העבודה על פרויקט מסוים.
מה כולל מסמך ייזום?
- המסמך עצמו מכיל נתונים רבים שלא תמיד קל להבין, בעיקר אם לא מבינים למה הפרויקט מתקשר או מה הוא אמור לבצע. הדבר הכי חשוב שבא לידי ביטוי במסמך הוא מטרת הפרויקט. הפרויקט יכול להיות קטן או גדול, יכול להיות שולי ועד לא כל כך רלוונטי לעסק עצמו ועד פרויקטים חשובים שפעמים רבות נקראים גם 'פרויקט דגל'.
- הפרויקט חייב לכלול יעדים מאוד ברורים שחייבים להיות מצוינים, רק כך יהיה ניתן להבין אם הפרויקט עמד ביעדיו. בהיעדר מטרות ויעדים ברורים לא רק שהפרויקט ילקה בחסר אלא לא יהיה ניתן לאשר אותו מלכתחילה.
- לכל פרויקט יש רישות עיקריות והמסמך חייב להכיל אותם. הדרישות והמשאבים שהוא דורש יכולים להיות לוגיסטיים, כלכליים או פעולות מסוימות שפרויקטים אחרים או חלקים אחרים בארגון צריכים לבצע כדי שהפרויקט עצמו יצליח.br>
- אך פרויקט לא יעבור במאה אחוזים ולכן יש צורך לציין מה האילוצים וההנחות שהוא יכול לבצע. כמובן שאי אפשר לצפות מראש כל סיכון או כל אילוץ שיכול להיקרות בדרכו שלה פרויקט אך אם יורדים לפרטים הכי קטנים ניתן לקבל חיזוי טוב וכמובן לציין באלו נושאים יהיה ניתן להגיע לפשרה.
ציון הסיכונים האפשריים
הסיכונים חייבים להיות חלק מהמסך כדי להמחיש לאלו שאחראים על האישור שלו ועל המעבר עד לפרטים הכי קטנים מה עם מה בדיוק הם עלולים להתמודד במקרה והפרויקט לא מצליח. יחד עם זאת, צריך לציין אבני דרך של הפרויקט, שיסבירו האם הוא בדרך הנכונה, וכמובן למנות את האחראים על הפרויקט כולל המנהל הראשי שלו.